Lees hoe een klant zijn proces heeft verbeterd met onze aanpak.
Wij zijn trots op ons 3-stappenplan, waarmee we organisaties helpen problemen op te lossen met data- en procesanalyse, het definiëren van de gewenste situatie en het realiseren van de oplossing. Het plan is flexibel en transparant: na elke stap kun je beslissen of je verdergaat met ons of met een andere partij.
Samenvatting
Onze klant liep vast op het verwerken van digitale bestanden van meerdere partijen. Verwachting: “één template, dus gewoon automatiseren.” Realiteit: ieder zijn eigen formaat, veel handwerk, vertraging en fouten — met impact op de facturatie. Met ons 3-stappenplan brachten we orde, standaardiseerden we de aanlevering en bouwden we een oplossing die automatisch inleest, controleert, converteert en verwerkt.
De uitdaging
De bestanden kwamen binnen in verschillende structuren. Het interne team besteedde veel tijd aan handmatige controles en overtypen, waardoor er fouten ontstonden en facturatie uitliep. De echte bottleneck zat niet in “te weinig automatisering”, maar in ontbrekende uniformiteit en onduidelijke procesafspraken.
Onze aanpak
1. Analyse — eerst begrijpen
We brachten processen, databronnen, rollen en knelpunten in kaart. Feiten in plaats van aannames: we toonden aan dat aanleverformaten verschilden en waar handwerk en fouten ontstonden. Deze stap leverde direct ROI op door helderheid en gedeelde prioriteiten.
2. Kadering — slim kiezen
Samen met de klant definieerden we de gewenste situatie. We spraken met ketenpartners een uniform aanleverformat af en vertaalden dit naar epics en user stories met scope, prioriteit en heldere acceptatiecriteria.
3. Realisatie — bouwen wat werkt
Iteratief ontwikkeld met een mix van low-code en maatwerk. De oplossing: inkomende bestanden automatisch inlezen, valideren, converteren en verwerken. Inclusief logging, foutafhandeling en beheerbare mappings. Aansluitend op bestaande systemen, zonder big bang.
Quote van de klant: “We hadden de investering in stap 1 eigenlijk meteen terug — daarna ging alles sneller.”
Het resultaat
-
Minder handwerk, minder fouten door automatische validaties en conversies.
-
Snellere facturatie: doorlooptijd omlaag, cashflow verbeterd.
-
Draagvlak in de keten dankzij uniforme afspraken met alle partijen.
-
Grip en transparantie met duidelijke procesafspraken en meetbare KPI’s.
-
Toekomstbestendig: mappings en regels zijn eenvoudig aanpasbaar.
Waarom dit werkt
We starten met begrijpen, kiezen daarna wat waarde toevoegt en leveren in korte iteraties op. Elke stap is ook los inzetbaar — je zit nergens aan vast. Zo voorkom je verspilling en krijg je oplossingen die vanaf dag één waarde leveren.
